Rechtliches
Datenschutz
Ansprechpartner
Rabenaber GmbH, Am Steinig 11, 74939 Zuzenhausen; Geschäftsführer Dr. Ramin Marx. Fragen zum Datenschutz: info@buchhaltung.top.
Daten und Zwecke
Die Anwendung verarbeitet Benutzer- und Firmendaten, Rechnungen, Belegdateien, Kontakte, Bank-CSVs mit Kontobewegungen sowie Buchungs- und Abschlussdaten. Dazu können Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, IBANs und Verwendungszwecke gehören. Server und Anwendung verarbeiten außerdem Zugriffs- und Sicherheitsdaten für Betrieb, Anmeldung und Fehleranalyse.
Für die Buchhaltungsdaten eines Kunden ist grundsätzlich eine Verarbeitung nach dessen Weisungen vorgesehen. Die Rollen und Rechtsgrundlagen für eigene Kontoverwaltung, Kommunikation und Sicherheitsprotokolle werden davon getrennt festgelegt.
Funktionen mit Datenübertragung
Bei aktivierter KI-Erkennung werden Inhalte von PDF- oder Bildbelegen an die OpenAI-API übertragen. Dies betrifft die Beleginhalte, nicht nur die erkannten Ergebnisfelder. Vertragspartner, Verarbeitungsorte, Speicherbedingungen und gegebenenfalls Garantien für Drittlandübermittlungen müssen vor Kundennutzung dokumentiert werden.
Der optionale E-Mail-Abruf verarbeitet Nachrichten und Anhänge aus dem eingerichteten Rechnungspostfach. Für Anmeldung und Benachrichtigungen werden E-Mail-Dienste genutzt. Der Bankimport verarbeitet hochgeladene Dateien; er stellt keine Verbindung zur Bank her. Es werden keine Steuerdaten an ELSTER übermittelt.
Anmeldung und Schutz
Sitzungs-Cookies ermöglichen die Anmeldung. Bei Auswahl von „Gerät merken“ unterstützt ein zusätzliches Cookie die Wiedererkennung für bis zu 30 Tage. Firmenzugriffe sind über Mitgliedschaften und Rollen begrenzt; der Produktionsbetrieb verlangt Zwei-Faktor-Authentifizierung. Diese Maßnahmen ersetzen nicht die noch erforderliche Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Speicherung und Betroffenenrechte
Aufbewahrungspflichten, Korrekturen festgeschriebener Buchungen und Löschansprüche müssen gemeinsam berücksichtigt werden. Ein abschließender Lösch- und Aufbewahrungsplan einschließlich Backups und Protokollen liegt in diesen Hinweisen noch nicht vor; es wird keine sofortige vollständige Löschung bei Kontoschließung zugesagt.
Betroffene können sich wegen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit sowie gegebenenfalls Widerspruch oder Widerruf an den Ansprechpartner wenden. Die Voraussetzungen und gesetzlichen Ausnahmen sind im Einzelfall zu prüfen. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde; für den Anbieter ist grundsätzlich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.
Offene Betriebsangaben
- Hosting-, Backup- und E-Mail-Anbieter einschließlich Standorten und Vertragsnachweisen.
- OpenAI-Vertragspartei, Unterauftragnehmer und konkrete Verarbeitungseinstellungen.
- Rechtsgrundlagen je Zweck, Speicherfristen sowie Lösch- und Auskunftsverfahren.
- Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentierte Sicherheitsmaßnahmen.